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Quels sont les problèmes RH que l’externalisation peut résoudre ?
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Quels sont les problèmes RH que l’externalisation peut résoudre ?

Avec l’accent mis sur la responsabilité sociétale et des projets comme Bcorp, les questions humaines sont plus que jamais au centre des enjeux des entreprises.

Le payroll est en particulier un exercice interne complexe et fastidieux, qui peut cependant bénéficier d'une réduction des coûts grâce à l'externalisation. L’argument le plus pertinent en faveur de l’outsourcing des ressources humaines réside certainement dans les nombreuses pratiques obsolètes communes aux départements RH internes, créant surement des inefficacités, des pertes de temps et des erreurs potentielles compromettantes. Nous avions déjà évoqué les avantages d’externaliser la comptabilité et les RH dans un précédent article, voyons plus précisément les problèmes RH qui peuvent ainsi être résolus.

 

La fin des problèmes de conformité

Externaliser les ressources humaines permet de minimiser les risques légaux.

Tout en se développant, les organisations se retrouvent confrontées à des lois complexes en perpétuelles évolutions. Nous observons régulièrement le cas avec les ONG qui embauchent des indépendants ou des employés d’origines variées. En fonction du contexte, de la mission, du pays d’origine du travailleur, de son statut et du lieu de réalisation de la mission, la législation et les réglementations diffèrent. Le respect de celles-ci est très exigeant. C’est pourquoi il est essentiel pour une entreprise, particulièrement à l’international, de s’assurer d’avoir accès à l’expertise nécessaire.

Sécurité, discrimination, emploi… la conformité est un défi permanent pour de nombreuses organisations. Les règles sont de plus en plus strictes et changent d’un canton à l’autre comme d’un pays à l’autre. Pour un employé en interne qui va porter plusieurs casquettes, il est souvent difficile de faire face aux complexités des problèmes de conformités d’embauche, de paie et d’administration.

Ne pas respecter les législations peut nuire à votre image, vous faire perdre de l’argent, mais aussi vous mettre en position de faiblesse face à un ancien salarié qui voudrait intenter une action en justice. Une fiduciaire emploie des experts qui se tiennent à jour et sont à même de répondre à toutes les problématiques, de conseiller l’entreprise de manière stratégique et dans son meilleur intérêt.

 

Une gestion documentaire plus performante

Mandater une entreprise externe pour superviser ses ressources humaines permet d’accéder à des outils digitaux modernes sans besoin de grands investissements.

En RH, les enjeux de la maîtrise des documents sont très importants tant au niveau juridique que réglementaire et organisationnel. La GED , Gestion Electronique des Documents, permet de faciliter et gérer les flux de documents qui circulent au sein de la société. En dématérialisant les principaux fichiers RH, la traçabilité et la qualité, les processus sont améliorés tout en gagnant du temps et de l’argent. Sans compter les inconvénients du stockage physique que l’on évite ainsi : manipulation du papier, risques de pertes, difficultés d’accessibilité…

Avec l’évolution des technologies, la GED s’est améliorée pour ne plus se contenter d’archiver des fichiers, mais de gérer, capturer, reconnaitre, chercher, stocker, partager et faire circuler les documents selon des workflows, de manière sécurisée et non structurée. Dans le cas de fiches de paie par exemple, la création, l’envoi par mail et l’ajout au dossier personnel de l’employé peuvent être automatisés.

L’évolution technologique des processus permet d’aller encore plus loin en simplifiant la communication entre les services RH et les travailleurs. Par exemple, la plateforme IODD offre la possibilité de récolter et sauvegarder en ligne les documents et informations nécessaires à l’embauche d’un nouveau salarié. Terminée la course après la nouvelle recrue pour récupérer ses papiers d’identité, les photocopier, les ranger…

Une fiduciaire nouvelle génération comme Synergix utilise des outils qui vont faciliter les procédés tant pour les dirigeants que pour les employés. Une digitalisation qui se ressentira en interne et contribuera à donner une image moderne de votre entreprise aux salariés.

 

Une économie de coûts

L’externalisation permet de réduire le coût de gestion des dépenses non génératrices de revenus.

Les dépenses liées au personnel font partie des plus importantes pour une entreprise. En effet, en plus du coût des charges et du salaire, engager une personne représente des frais majeurs chaque année, en termes de recrutement, logiciels, formation, gestion…

On estime à plus de 30 % l’économie réalisée en externalisant les tâches administratives du type comptabilité et ressources humaines.

Les RH sont un service qui nécessite une veille, de l’innovation et des moyens, mais qui n’est pas directement rentable. En externalisant cette partie, l’entreprise peut se concentrer sur les compétences essentielles à son business tout en maintenant son avantage concurrentiel. Pour beaucoup d’organisations, c’est une manière d’améliorer l’efficacité et de minimiser les coûts du personnel. Sans compter qu’une mauvaise embauche, au-delà d’affecter le moral et la réputation de l’organisation, représente une perte financière importante.

 

Un impact continu sur l’efficacité de l’entreprise

Maintenir l’efficacité et l’efficience dans l’entreprise est essentiel. L’externalisation des fonctions RH y contribue de manière importante.

Les organisations doivent travailler sur leur structure interne, leurs processus et leurs pratiques pour atteindre la croissance. En optimisant leur compétitivité grâce à une gestion optimale des ressources humaines, les sociétés peuvent améliorer la qualité et la précision de leur travail tout en réduisant leurs charges et bénéficiant de technologies qu'elles n’auraient pas pu se permettre autrement.

Une fiduciaire mandatée pour la gestion administrative de vos RH va intégrer les variables mensuelles, calculer et créer les fiches de salaires, s’occuper des paiements, générer les pièces comptables et les rapports légaux, annoncer les employés auprès des organismes compétents tout en vous accompagnant dans votre recherche d’efficience.

Opérer sans une fonction de ressources humaines de qualité expose l’entreprise à des risques en matière de respect du droit du travail . Le manque d'une véritable stratégie RH peut lourdement entraver la croissance de l’organisation.

Si au démarrage d’une société, il peut être simple de gérer en interne ce qui porte sur la gestion de la paie et sur les RH en général, lors de son essor, elle peut vite être confrontée à des problématiques spécifiques; qu'elles soient internes, externes, liées à des travailleurs frontaliers ou à des travailleurs résidant dans un autre canton, qu'elles concernent l'évolution des réglementations… Les cas particuliers ne manquent pas. C’est pourquoi sous-traiter ces activités permet de se concentrer sur son business, tout en améliorant la compétitivité de son entreprise.

 

La gestion des RH est au cœur du développement de l’organisation. Les changements et évolutions du monde des affaires poussent les entreprises à réinventer leurs processus de gestion des ressources humaines grâce à une approche stratégique et proactive du capital humain.  Externaliser ces fonctions offre l’opportunité à une société d’accéder à une expertise, une qualité et des technologies non négligeables permettant de se focaliser en interne sur les missions directement rémunératrices tout en apportant de la valeur. Dans toutes les phases de croissance d’une entreprise, l’externalisation représente des avantages certains.