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Les avantages d’une gestion de la paie digitale 
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Les avantages d’une gestion de la paie digitale 

Les RH 2.0 ou encore la transformation digitale viennent faciliter une branche inséparable des RH : la gestion de la paie. Opter pour la modernisation du payroll permet une organisation plus efficiente des informations grâce à l’optimisation des processus. La mise en place d’outils qui s’appuient sur les nouvelles technologies offre aux services des ressources humaines de nombreux avantages non négligeables tout en leur donnant l’opportunité de se concentrer sur des missions à valeur ajoutée.

 

Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie de votre entreprise ?

En ce qui concerne tous les documents de la société liés aux ressources humaines à archiver, ils n’ont plus besoin d’être gardés en format papier, à condition de respecter toutes les règles sur la protection des données. Il est tout de même conseillé de conserver les contrats ainsi que les documents signés manuellement en version originale, en cas d’éventuelles procédures civiles, où des preuves sous forme initiale peuvent être demandées. Mais il n’existe donc plus aucun frein, au contraire, à envoyer par voie électronique les fiches de paies aux employés de l’entreprise.

Dématérialiser les bulletins de salaire présente de nombreux atouts, ainsi qu’un gain de temps considérable que nous allons voir plus en détail dans cet article.

 

Que signifie digitaliser le payroll ? 

La digitalisation de la gestion de la paie s’appuie sur des outils performants qui peuvent être coûteux pour une entreprise si elle les met en place en interne. De plus, cela nécessite de prendre le temps et d’avoir l’expertise pour configurer ceux-ci correctement afin d’en tirer le meilleur parti et surtout d’éviter toute erreur. C’est pourquoi externaliser le traitement de la paie à une fiduciaire qui possède compétences et connaissances peut représenter une solution très intéressante pour votre organisation, afin de vous permettre de profiter de tous les avantages des nouvelles technologies.

Le responsable RH d’une fiduciaire aura pris soin de sélectionner les meilleurs systèmes et de les paramétrer au fur et à mesure, afin qu'ils :

  • respectent les normes suisses,

  • incluent de façon automatique les nouvelles réglementations et les mises à jours des textes existants,

  • permettent le décompte de tous les salaires de manière individuelle et en fonction des différents critères à prendre en compte,

  • gèrent les cas particuliers tels que l’impôt à la source,

  • gèrent les taux et calculs des assurances sociales,

  • intègrent les profils ELM de chaque entreprise (les profils ELM standardisent le traitement des données et leurs mises à jour permet l’exactitude des calculs),

  • permettent une comptabilité salariale à jour,

  • automatisent l’envoi de chaque fiche de paie à l’employé correspondant par email,

  • transmettent les informations nécessaires aux paiements des salaires,

  • créent des reportings à la demande du client.

En parallèle, l’utilisation du système fédéral Swissdec permettra de transmettre de manière électronique les données salariales aux différents organismes de l’État tout en évitant la redondance et le traitement manuel de certains processus comme c’était le cas auparavant.

 

Les avantages d’une gestion de la paie digitalisée

Si l’on pouvait quantifier le travail que représente chaque mois l’impression des fiches de paies, leur mise sous pli et l’envoi ou la remise en main propre de celles-ci pour démontrer les atouts indéniables de la digitalisation du payroll; il est important d’y voir également le gain qu’elle occasionne dans la gestion administrative d’une entreprise.

Par exemple :

  Sauvegarde électronique des documents dans le respect du code des Obligations.

Procéder de cette manière permet une gestion de l’archivage au fur et à mesure. La GED (Gestion Électronique des Documents) offre une meilleure organisation des fichiers et des documents, ainsi qu’une recherche et des échanges optimisés.

À noter : en ce qui concerne l’archivage des documents de l’entreprise, le Code des Obligations impose le respect de l’intégrité des fichiers, du caractère non modifiable d’une archive et la possibilité de tracer les opérations.

 

  Gain de temps et économie des coûts de gestion.

On estime à 3.- par salarié et par mois le coût moyen des fiches de paies distribuées sous format papier. Si vous ajoutez à cela le prix de l’archivage des papiers dans une armoire, souvent externalisé, car considérable, ainsi que le gain de temps chaque fois qu’un employé vous demande une information que vous allez retrouver maintenant plus facilement, le calcul est rapidement fait.

 

  Amélioration des processus et de leur fiabilité.

Les fiches de paies sont immédiatement transmises et accessibles où le salarié se trouve. Il y a d’ailleurs de grandes chances que l’on vous réclame moins régulièrement de renvoyer une fiche de paie que l’on vous demandait avant d’en réimprimer. Les risques de pertes ou de dégradations liées à l’utilisation du papier sont éliminés. La conformité est garantie puisque les risques d’erreurs liés à la complexité du système suisse sont largement réduits grâce à l’intégration des nouvelles règles dans les outils.  

 

  Respect de l’environnement.

Moins de papiers, moins de déplacement et moins de locaux de stockages sont des avantages apportés par la digitalisation de vos RH qui auront une incidence directe sur l’écologie.

 

Si les systèmes digitaux de gestion de la paie ont de nombreux arguments, ils ne peuvent pas répondre à tous les besoins. Par ailleurs, une expertise métier est nécessaire pour être en conformité tout en gérant tous les aspects administratifs associés aux salariés - pour déterminer par exemple si une personne doit recevoir une fiche de salaire ou si son statut permet de la payer en tant qu’indépendante comme nous l’évoquions dans ce précédent article. C’est ainsi qu’en choisissant d’externaliser le payroll à une fiduciaire, une entreprise sera gagnante sur de nombreux points. En effet, vu la disparité des mandats gérés dans ce cadre, le responsable RH a acquis de multiples compétences au fil du temps. S’appuyer sur les nouvelles technologies pour la gestion administrative lui permet donc de se concentrer d’avantages sur le conseil et la stratégie tout en s’assurant du respect des obligations légales.