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ONG Suisse : Comment gagner en transparence dans votre comptabilité ?
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ONG Suisse : Comment gagner en transparence dans votre comptabilité ?

Les ONG oeuvrant pourtant avec de nobles ambitions n’ont pas été épargnées par les histoires remettant en cause leur fonctionnement. Des abus sexuels aux détournements de fonds; lorsqu’une ONG est au cœur d’un scandale, c’est toute l’aide humanitaire qui en subit les conséquences. Si les ONG suisses ne font pas les couvertures des médias en ce sens, elles ressentent aussi les difficultés à trouver de nouveaux donateurs qui se détournent au fur et à mesure de l’aide internationale. C’est pourquoi les exigences de transparence dans la gestion financière des organisations sont devenues de plus en plus élevées.

 

Quelles sont les obligations comptables d’une ONG ?

Depuis le 1er janvier 2008, un certain nombre de règles ont été clarifiées par les autorités. La tenue de compte officiel et l’audit en fonction de la taille plutôt que du statut juridique ont été rendus obligatoires.

 

  • S’il s’agit d’une association, le comité doit tenir des comptes officiels. Les livres doivent être clairs, faciles à consulter et complets, de manière à ce que toute partie concernée ait une vision aussi juste que possible de la santé financière de l’association.

Le Code des obligations (CO) s’applique, les comptes doivent être tenus en francs suisses et conservés au moins 10 ans.

L’Assemblée Générale et les statuts dictent la manière dont le contrôle financier est effectué. L’association peut être soumise à un contrôle restreint, effectué par un auditeur, si un membre en fait la demande.

Elle peut être soumise à un audit ordinaire lors duquel seront vérifiées la conformité légale et statutaire des comptes et l’existence d’un système de contrôle interne efficace si, au cours de deux exercices successifs, deux des valeurs suivantes sont dépassées :

- total du bilan: 10 millions de CHF;
- chiffre d’affaires: 20 millions de CHF;
- effectif: 50 emplois à plein temps en moyenne annuelle

 

  • S’il s’agit d’une fondation, dans tous les cas un organe d’audit externe enregistré au Registre du commerce doit être désigné.

Cependant, s’il n’y a pas eu de collecte publique d’argent et que le total des comptes pour deux exercices financiers consécutifs est inférieur à 200 000 CHF, l’auditeur peut obtenir une dérogation auprès de l’autorité de surveillance.

Un auditeur qualifié doit être nommé si :

- La fondation reçoit des dons du public ou entreprend des activités de collecte de fonds de plus de 100 000 CHF pendant deux exercices financiers consécutifs

- Deux des valeurs suivantes sont dépassées :

  • total du bilan: 10 millions de CHF;
  • chiffre d’affaires: 20 millions de CHF;
  • effectif: 50 emplois à plein temps en moyenne annuelle;
  • la fondation doit créer des comptes de groupe;
  • la fondation collecte des fonds grâce à une émission obligataire.

 

Quels sont les différents avantages de la transparence dans votre comptabilité ?

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Contrairement à une entreprise, une organisation à but non lucratif n’a pas de propriétaire. Cependant, celle-ci dépend de nombreux groupes d’intérêts qui veulent savoir de quelle manière sont utilisés les fonds. Une comptabilité limpide mettra en lumière, à travers son bilan, que la stratégie de placement est en accord avec les valeurs qu’elle prône. Une ONG qui perd sa crédibilité peut très rapidement observer des difficultés vis-à-vis de son assise financière. La transparence joue donc un rôle important pour accroître et renforcer l’image de fiabilité d’une organisation.

 

STRATÉGIE ET PERFORMANCE

Si elle n’a pas de but lucratif, une ONG cherche à atteindre des objectifs concrets et doit tout de même planifier l’usage de ses ressources. Plus la comptabilité sera claire, à jour et limpide, plus l’organisation sera en mesure de prendre les meilleures décisions, de tirer le meilleur parti de ses dépenses et d’atteindre ses ambitions. La transparence permet à la fois d’identifier les risques et les opportunités tout en optimisant l’efficience et l’efficacité.

 

CONFIANCE

En présentant un rapport de performance complet, avec des détails sur la gouvernance, les objectifs et la stratégie, ses activités concrètes et ses résultats (succès ou échecs), l’évaluation des projets et des mises en oeuvre, les organisations internationales fournissent les éléments essentiels à une communication ouverte qui renforcera la confiance des parties prenantes et du grand public.

 

Comment améliorer la transparence dans vos finances ?

En 2002, la Commission Swiss GAAP RPC a mis en vigueur la norme RPC 21 pour la présentation des comptes des organisations d’utilité publique à but non lucratif. Considérée comme ce qui se fait de mieux en Suisse pour la présentation des comptes, elle vise à produire un rapport de performance qui informe clairement sur l’efficacité (capacité de rendement) et l’efficience (rentabilité) des fonds utilisés.

Une enquête réalisée dans le cadre du projet de recherche de la CTI montre de manière flagrante que les institutions qui appliquent la RPC 21 établissent des rapports nettement supérieurs en termes de pertinence, de transparence et de qualité concernant le bilan, le compte d’exploitation, le tableau de financement, le tableau de variation du capital, l’annexe et le reporting de performance. Suivre cette norme qui présente entre autres le détail des frais liés à la collecte de fonds, une image fidèle du patrimoine et la stratégie de placement, constitue un atout considérable pour une ONG.

La norme RPC 21 constitue également une condition pour obtenir le label de qualité ZEWO. Si les modalités d’obtention de cette certification peuvent être contraignantes, celle-ci démontre une vraie volonté de transparence de l’organisation et représente parfois un point important pour l’obtention de certains financements.

Une solution simple et plus économique que le recrutement d’un employé afin d’avoir une comptabilité transparente, repose sur l’externalisation des besoins en gestion administrative à une fiduciaire. Si en plus celle-ci sait s’appuyer sur les nouvelles technologies pour mettre en place des processus optimisés, c’est toute votre gestion administrative interne qui gagnera en efficience et vous pourrez vous concentrer sur vos projets.

Synergix, par exemple, qui travaille depuis de nombreuses années pour d’importantes organisations internationales, applique la norme RPC 21 et utilise les meilleures technologies. Ainsi, la comptabilité est gérée en temps réel et l’accès à la plateforme en ligne IODD offre une vision claire de la situation financière de l’ONG, à tout moment. En fonction des ONG et de leurs buts, la fiduciaire va également plus loin grâce à la mise en place d’une comptabilité analytique et la création de rapports d’analyse pertinents pour leur permettre d’évaluer et optimiser leurs projets, tout en répondant aux attentes des donateurs.

 

Si dans un premier temps la transparence dans la gouvernance et les finances d’une ONG peut paraître compliquée à renforcer, elle n’apporte que des avantages. En externalisant votre gestion administrative à une fiduciaire nouvelle génération constituée d’experts dans le domaine, vous vous assurez de n’en tirer que des bénéfices. Vous pourrez ainsi présenter des comptes transparents, vous permettant d’être toujours en mesure de répondre efficacement aux potentielles interrogations, d’avoir les ressources nécessaires à une optimisation de projets efficace et efficiente et de gagner en crédibilité auprès des parties prenantes.