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ONG : Comment améliorer la confiance des donateurs grâce à la transparence et aux technologies ?
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ONG : Comment améliorer la confiance des donateurs grâce à la transparence et aux technologies ?

Le jeudi 4 avril, Jérôme CHINCARINI, directeur de Synergix, a partagé son expérience des nouvelles technologies pour la comptabilité des ONG, en tant que conférencier sur le thème « Comment améliorer la confiance des donateurs grâce à la transparence et aux technologies ? » au CAGI (Centre d’Accueil de la Genève Internationale). Nous vous proposons un résumé des éléments clés de l’événement.

La confiance, qu’est-ce que c’est ? Et comment l’améliorer ?

- Échange de valeur : La confiance, c’est faire un échange avec quelqu’un alors que vous ne connaissez pas complètement cette personne, son intention et les choses qu’elle peut vous offrir.

Par exemple, lorsqu’une ONG va voir un donateur parce qu’elle a besoin de fonds pour un projet.

- Réciprocité différée : La confiance, c’est donner quelque chose maintenant en espérant un retour éventuel, d’une manière non spécifiée et à un moment indéterminé dans le futur.

Par exemple, une ONG va raconter son histoire, fournir des KPIs, des rapports, en aspirant à ce que quelqu'un devienne donateur.

 

Pour obtenir cette confiance, une ONG doit apporter de la transparence, c’est-à-dire rendre disponibles des informations pertinentes et fiables sur ses performances, sa situation financière et sa gouvernance.

Ces définitions rejoignent les principaux objectifs d’une organisation, qui pour développer cette confiance, doit travailler sur 5 composantes essentielles :

  • l’engagement
  • la responsabilité
  • le devoir de rendre des comptes
  • la réactivité
  • la transparence

Une ONG engage différentes parties prenantes à travers sa mission, son histoire et son impact. Une de ses principales responsabilités est de pouvoir expliquer comment ses projets sont mis en place. En effet, les organisations sont dépendantes de subventions et de donateurs qui ne continueront pas à apporter des fonds à une ONG obscure, s’ils ne comprennent pas comment leur argent est utilisé. C’est pourquoi la transparence est un élément qui parait fondamental et central. Rendre compte de l’impact et des résultats est un défi constant. Si les organisations à but non lucratif déclarent comme principaux obstacles à cela l’absence « d’un cadre cohérent » et « de ressources humaines pour la collecte de données », aujourd’hui, les nouvelles technologies et la digitalisation permettent de surmonter ces freins et de s’appuyer sur des tableaux de bord clairs pour suivre en temps réel sa gestion financière.

L’ONG travaille à une mission et c’est dans celle-ci que les donateurs investissent. Il semble donc assez logique qu’ils éprouvent le besoin de comprendre comment l’argent est utilisé, de savoir que leur investissement a bien contribué à sa mise en place. C’est uniquement en ayant elle-même accès à des rapports précis qu’une ONG peut dire : « C’est à cette ligne que correspond ce budget, vos dons nous ont servis à cela ». Grâce aux technologies, des tableaux de bord visuels peuvent être générés automatiquement pour répondre à ce besoin de transparence et améliorer la confiance des parties prenantes.

 

Le problème : Avoir des systèmes et une gouvernance qui fonctionnent ensemble

Si tout cela semble en théorie facile, en pratique, la réalité est très différente, car nous avons 3 univers qui ne sont pas connectés :

  • le programme avec les agents de terrain : programme en cours, suivi des dépenses et du budget, suivi des fonds alloués. rapport mensuel au HQ
  • les finances / la comptabilité : opérations en cours, suivi global, rapports financiers, tenue de la comptabilité
  • la collecte de fonds / la gestion des donateurs : obtenir des nouveaux fonds, suivi des donateurs, rapports donateurs.

Lorsque nous discutons avec les ONG, il en ressort souvent l’impression que ces 3 mondes ne fonctionnent pas du tout ensemble. Chacun a son langage, des priorités différentes et les données qui importent pour l’un ou pour l’autre ne sont pas toujours évidentes ou identiques. Il en résulte généralement différents tableaux Excel qui ne sont pas exploitables en l’état et desquels il est compliqué d’extraire des tendances claires.

Ce manque d’efficience peut rendre difficile l’accès aux datas qui permettent la création de rapports dynamiques pertinents. C’est pourquoi mettre en place une analytique explicite et adaptée à chaque ONG est la base pour générer des tableaux de bord représentatifs. Il est essentiel de hiérarchiser et structurer les informations, par exemple, par : donateurs, subventions, régions, programmes, thématiques, activités… Pour obtenir des rapports donateurs significatifs, et pouvoir montrer exactement comment sont utilisés les fonds, le premier point capital est de créer de la cohérence dans les processus, le suivi et l’opérationnel afin d’avoir des données fiables.

En analysant les besoins pour comprendre au mieux le fonctionnement de chaque département, les problématiques de chacun, nous pouvons à la fois optimiser les processus et concevoir un système de datas efficace pour chaque ONG. Avec des départements qui travaillent avec efficience en se basant sur les mêmes informations, nous avons moins de problèmes et moins d’incompréhensions. Si tout le système de l’organisation fonctionne ensemble de manière pertinente et claire, chaque utilisation de fonds peut être précisément justifiée, l’ONG gagne en efficacité et améliore facilement sa transparence vis-à-vis des donateurs grâce à la mise en place de ses propres tableaux de bord pour démontrer la réalisation de ses objectifs.

 

Des graphiques visuels générés automatiquement

Jérôme CHINCARINI a montré lors de cette présentation un exemple concret de graphiques connectés directement à des données financières semblables à celle d’une ONG avec des informations analytiques claires. Comme vous le voyez sur l’illustration ci-dessus, dans la vue globale, on peut très facilement se faire une idée de la manière dont les fonds de l’organisation sont précisément dépensés et de l’utilisation des fonds par projet, lieu géographique, thème, activité ou encore par type, ainsi que les dons ou les subventions. Les graphiques sont interactifs et offrent la possibilité de cliquer à différents endroits pour avoir plus de détails et d’accéder à une vision particulière aux projets, aux donateurs ou au suivi des fonds.

Avoir des informations aussi visuelles générées automatiquement permet de passer plus de temps à les analyser qu’à les préparer, d’expliquer la moindre dépense et de répondre à de nombreuses questions telles que « Qu’est-ce qui ne va pas ?  », « Où est l’argent  ? », « Comment ont été utilisés ces fonds  ? », « Quelles dépenses ont été faites pour le projet x  ? », « A quoi a servi cette subvention  ?  » ou « Quelle campagne a été efficace ?  » .

En structurant bien les datas et en utilisant les nouvelles technologies, une ONG peut avoir des tableaux qui présentent tous les renseignements importants en temps réel. Un atout qui offre la possibilité de gérer efficacement les projets et d’être transparent en les partageant facilement avec les parties prenantes pour instaurer une relation de confiance.    

 

La transparence construit la confiance

Une étude récente réalisée aux États-Unis par les professeurs Erica Harris de l’Université Villanova et Dan Neely de l’Université du Wisconsin-Milwaukee, analysant plus de 6 300 organisations à but non lucratif, constate que les donateurs contribuent plus lorsque les organisations sont transparentes. Les conclusions des recherches sont résumées en une phrase « La transparence dans le secteur des organisations à but non lucratif est une valeur ajoutée pour les principales parties prenantes. ». Ces recherches montrent que les ONG transparentes ont également de meilleures performances dans toute une gamme de dimensions allant de la gouvernance, aux finances et à l’opérationnel.

Si les parties prenantes savent ce qui se passe à l’intérieur, elles se sentent plus engagées, proches de l’organisation et de sa mission, et les dons s’amplifient naturellement. La transparence est un outil qui permet de renforcer la confiance et d’apporter une réelle valeur ajoutée. Plus une organisation devient transparente, plus la confiance auprès du public et des donateurs augmente.

Une fois la confiance fermement établie, il est beaucoup plus facile pour l’ONG d’atteindre ses objectifs et de remplir sa mission.

 

Les autres avantages de la transparence pour une ONG

- Impliquer toutes les parties prenantes

En utilisant la même base d’informations financières, mais en adaptant la présentation, une organisation peut impliquer non seulement les donateurs, mais aussi le conseil d’administration, les employés, les bénévoles, les bénéficiaires et le public. Par exemple, pour les employés, elle pourra insister sur des points forts tels qu’une nouvelle subvention ou les résultats d’une collecte de fonds alors que pour des donateurs elle appuiera sur la manière dont ont été investis les dons dans les projets.

Plus les différentes parties prenantes comprennent ce qui se passe, plus elles se sentent impliquées et ont envie de s’engager avec l’ONG.

 

- Réfléchir aux étapes qui aideront à s’améliorer

Des tableaux de bord avec des graphiques visuels sont encore plus utiles lorsqu’ils permettent de prendre des décisions concrètes. Avec un suivi régulier, une analyse et une comparaison des résultats, l’équipe de l’ONG aura en main des éléments significatifs et prédictifs qui l’aideront à faire des améliorations importantes pour mener à bien leurs missions et mesurer leurs effets.

Au lieu de passer un temps élevé à préparer des rapports, l’organisation pourra évaluer l’efficacité de son travail, s’adapter en fonction des découvertes et transformer les résultats en action.

 

En s’appuyant sur les technologies et l’expertise d’une fiduciaire qui comprend tous les enjeux d’une ONG, celle-ci peut mettre en place des processus efficients qui lui permettront d’apporter une réelle valeur ajoutée, d’être transparente avec les donateurs et de renforcer leur confiance.

 

Vous voulez en savoir plus sur la manière dont Synergix utilise les nouvelles technologies pour répondre aux principaux défis des ONG? Téléchargez notre cas pratique sur ce thème.