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Les atouts de la comptabilité analytique par projet/donateur pour une ONG
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Les atouts de la comptabilité analytique par projet/donateur pour une ONG

Avec des moyens limités, une ONG doit faire des choix pour affecter ses ressources et faire face à différents défis en fonction des priorités. C’est pourquoi l’utilisation des fonds constitue un levier stratégique pour atteindre ses objectifs. Dans ce sens, comprendre et analyser les coûts des différents programmes et services est un atout essentiel.

Les ONG ont en général des informations assez solides sur les revenus (subventions, dons…) alors que leur connaissance approfondie des coûts organisationnels est moindre, particulièrement lorsqu’il s’agit des dépenses liées aux services, à l’exécution de programmes ou au fonctionnement. Il en résulte des décisions basées sur des facteurs tels que l’intuition, les observations du personnel ou les préférences des bailleurs de fonds, au risque de passer parfois à côté de leur mission principale en n’allouant pas les ressources où elles seraient le plus appropriées.

Obtenir une clarté financière en mettant en place une comptabilité analytique par projet/donateur permet d’éclairer les choix stratégiques importants en comprenant parfaitement les détails des coûts réels de l’organisation à but non lucratif.

 

Faire les meilleurs choix stratégiques

Une analyse performante des dépenses réelles classifie et répartit avec précision les coûts directs et indirects dans des domaines pertinents par rapport aux objectifs de l’organisation comme les programmes, les lieux géographiques ou les missions.

Quel projet financer en priorité ? Devrions-nous nous développer ailleurs ? Quel budget est nécessaire pour maintenir ce programme ? L’analyse par projet/donateur est un outil efficace pour répondre facilement à toutes les questions capitales à la bonne gouvernance d’une ONG et faire les meilleurs choix stratégiques. En offrant une image plus détaillée que la comptabilité traditionnelle qui se contente de décomposer les coûts indirects, cette méthodologie met en lumière les besoins financiers de chaque projet et rend compte de la relation entre les coûts et les activités de l’organisation. De cette manière, les dépenses liées aux programmes sont claires et l’ONG a une vision compréhensible de la situation économique de chacune d’elles.

Augmenter l'impact social de l’ONG

Les fonds alloués à une ONG pour un programme ou à une fin précise ne peuvent pas servir à autre chose. Il est important que chaque ressource soit affectée aux projets et activités qui font le plus progresser sa vocation. En associant une compréhension pointue des dépenses de fonctionnement et du sens de la mission, les données détaillées générées par la comptabilité analytique par projet/donateur deviendront des éléments clés pour prendre les décisions les plus judicieuses en matière de ressources. Les décideurs ont ainsi une idée claire des projets qui couvrent leurs propres coûts, ceux qui nécessitent plus de fonds ou au contraire engendrent des excédents. L’ONG peut déterminer si les ressources sont utilisées de la manière la plus efficace pour faire avancer la mission de l’organisation et maximiser son impact. En mettant en évidence les situations dans lesquelles les aspects économiques d’un projet ne correspondent pas aux priorités définies par la mission de l’ONG et en ayant connaissance des programmes qui contribuent positivement à l’ONG ou ceux qui sont une perte nette, il devient plus simple d’examiner le flux des fonds pour s’assurer que leur affectation soutient bien les objectifs de l’organisation.

Une ONG pourrait émettre le frein de ne pas avoir les moyens nécessaires pour mettre en place un système comptable qui permet d’analyser les coûts continuellement. Mais, comme le disait Benjamin Franklin, « Un sou économisé est un sou gagné » et pour une ONG, petite ou grande, garder un œil sur les dépenses peut avoir un impact considérable. Aujourd’hui la mise en place d’une gestion administrative digitalisée offre à la fois la possibilité de simplifier la création d’axes analytiques et de décharger les équipes des tâches chronophages tout en permettant un suivi en temps réel.

 

Suivre l’évolution des programmes

Les données d’analyse des coûts sont autant d’éléments pour échanger sur les priorités et la manière dont les ressources sont utilisées. L’ONG pourra les transformer en rapports visuels et s’appuyer dessus pour expliquer les lacunes et l’importance de recherches de fonds, discuter des programmes nécessitant un soutien financier et de la façon dont cela interviendra dans la réalisation de ses objectifs.

D’autre part, après avoir identifié et effectué des ajustements dans les dépenses afin de les réduire ou d’améliorer leur usage, l’organisation pourra surveiller de près la mise en œuvre et s’assurer que les décisions prises étaient les bonnes. En analysant les coûts continuellement, il sera facile de voir si les éléments priorisés ont réellement produit les résultats espérés ou si le but d’un projet sera couvert par le financement prévu.

 

Cette analyse des coûts a tout son intérêt pour une organisation à but non lucratif qui travaille dans plusieurs domaines ou active dans plusieurs sites géographiques, car elle offre la possibilité de comprendre la structure des dépenses par bénéficiaires et permet ainsi de maintenir la santé financière nécessaire pour mener à bien leurs missions.

Nous pouvons citer deux exemples de situations récentes vues dans les médias dans lesquelles les conséquences auraient certainement pu être différentes si des processus modernes et l'analyse par projet/donateur en temps réel avaient été utilisés :

- En mai 2019, l'organisation humanitaire d'aide à l'enfance Terre des Hommes doit restructurer son siège après la découverte d'un déficit de 14,5 millions de francs sur les comptes 2018 et licencie 45 personnes.

- En décembre 2018, l'ONG genevoise CICDD (Centre international sur le commerce et le développement durable) met un terme à ses activités suite aux conclusions d'un audit qui déclenche l'arrêt des financements.

 

Si les informations d’une comptabilité analytique par projet/donateur peuvent permettre à une ONG de faire les meilleurs choix stratégiques, elle pourra également en tirer parti pour satisfaire au besoin de transparence des parties prenantes, comme nous l’abordons dans le résumé de la conférence : Comment améliorer la confiance des donateurs grâce à la transparence et aux technologies.

Vous voulez en savoir plus sur la manière dont Synergix utilise les nouvelles technologies pour répondre aux principaux défis des ONG ? Téléchargez notre cas pratique sur ce thème.