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La gestion comptable idéale en 2019… Et les signes qui montrent que ce n’est pas la vôtre
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La gestion comptable idéale en 2019… Et les signes qui montrent que ce n’est pas la vôtre

Quel entrepreneur n’a jamais rêvé de n’avoir qu’à cliquer sur un bouton et... terminées les tâches chronophages ?

Avoir des ordinateurs sur ses postes de travail ne signifie pas que vous avez digitalisé votre entreprise. Chaque jour depuis sa création, le numérique et ses possibilités progressent.

Il y a encore quelques années, la norme était de tenir sa comptabilité sur Excel, au prix de nombreuses heures passées et de fréquentes erreurs. Aujourd’hui, en s’appuyant sur les meilleurs logiciels qui utilisent entre autres l'intelligence artificielle et l'automatisation, le cauchemar de la gestion administrative peut enfin devenir un lointain souvenir.

Il faut se rendre à l’évidence : le monde évolue et tenir une comptabilité manuelle demande du temps et représente un risque d'erreurs dont votre organisation pourrait se passer.

 

Votre organisation perd des heures à naviguer dans des feuilles de calcul et à faire des réconciliations dont les emails servent de sauvegarde, puis à les imprimer pour les ranger soigneusement dans l'un des nombreux classeurs que vous avez accumulés avec le temps ?

Les fins d’années comptables sont composées de nuits marathoniennes, avec des employés disposés à faire des erreurs, car en manque de sommeil ?

Ce qui pouvait être normal à une époque représente maintenant une absence d’efficience et d’efficacité. Et si ce n’était que ça. Mais il s'agit de l’intégrité du bilan, de la performance de vos affaires et même de l’entreprise entière qui est en jeu.

Les processus manuels dépendant fortement des feuilles de calcul, cela peut entraîner des risques importants pour votre organisation de différentes façons :

  • inexactitudes dans les états financiers
  • difficultés d’analyse et opportunités stratégiques manquées
  • problèmes de conformités avec de lourds coûts d’audit et de potentielles pénalités
  • absence de standards dans les processus, qui empêchent votre croissance
  • incapacité à rendre compte de votre état financier et de manière générale à faire des rapprochements et des ajustements.

 

Est-ce qu’une comptabilité manuelle ajoute des risques à votre entreprise ?

Certainement, et pire, elle empêche sûrement votre entreprise de croître comme elle le devrait.

 

Les semaines de clôture dans votre entreprise sont épuisantes ?

Après avoir rassemblé des centaines de feuilles de calcul, votre équipe rêve la nuit de cellules, de colonnes et d’onglets. Lorsque c’est terminé, vous êtes contents, mais perdure en vous le sentiment que vous avez peut-être manqué quelque chose.

Hélas, c’est un fait que même un travail minutieux et une grande expertise auront du mal à combattre. Complexité des formules, cellules cachées, visibilité limitée, utilisateurs multiples… 88 % des feuilles de calcul comporteraient des erreurs (Étude de l'Université d’Hawaï). Si dans la majorité des cas elles ne sont pas intentionnelles, elles sont là !

Vous ne savez pas en temps réel où en est l’état financier de votre entreprise ?

Est-ce que vous ou votre équipe avez choisi de faire votre travail pour passer un nombre d’heures incalculables à vérifier et faire le lien entre des transactions, cellule par cellule, montant par montant ? Il est évident que non. Il s'agit d'une tâche qui comporte des risques et c'est une lourde mission qui ne plaît à personne. Enregistrements bancaires, comptes globaux, factures, cartes de crédit, commandes… Les nombreuses sources de données entraînent elles aussi des erreurs. En plus, en réconciliant vos comptes de cette manière, vous regardez toujours en arrière. Très loin de l’idéal de notre époque basée sur l’information à la demande; vous ne connaissez jamais votre situation en temps réel et vous naviguez dans une comptabilité approximative, voire parfois hypothétique. Résultat, vous passez des heures à chercher d’où vient telle différence ou à réconcilier manuellement vos comptes, mais très peu à réfléchir stratégiquement au développement de votre entreprise et à l’identification d’amélioration comme devraient vous le permettre les chiffres de votre comptabilité.

 

Aucun processus n’est standardisé et vous avez l’impression que votre entreprise passe énormément de temps dans sa gestion administrative pour des résultats qui manquent de précision ?

Sans processus clairs et respect des normes, la gestion administrative d’une organisation peut vite devenir un cauchemar. Une petite erreur de copier-coller peut suffire à entraîner des heures de vérifications, avoir un lourd impact financier et mettre en péril votre croissance. S’il est difficile d’établir des procédés clairs et standardisés lorsque l’outil principal de votre comptabilité est Excel, cela crée également un manque de rigueur qui en compromet la conformité. Comme un cuisinier sans recette, une société qui ne possède pas des données précises en lesquelles elle peut avoir confiance aura du mal à faire un bon travail. Et plus une entreprise se développe, plus il y a d’éléments à prendre en compte qui sont autant de dangers d’intensification des risques.

 

Le manque de visibilité de votre situation financière vous empêche d’anticiper et crée parfois un climat inconfortable au sein de votre organisation ?

Votre équipe dirigeante est angoissée par des résultats financiers reçus en retard et à l’opposé des prévisions ?

Vos commerciaux, déjà stressés par les ventes, ont du mal à accepter que vous leur demandiez de réduire les coûts ?

Votre service financier a tendance à se faire discret ?

Une étude BlackLine révèle que 34 % des entreprises pensent que les équipes financières sont sous-utilisées. Cependant, une comptabilité manuelle basée sur des tableurs représente un travail fastidieux en plus d’être constituée de différentes versions de la vérité et de grandes probabilités d’erreurs. Mais comment anticiper des problèmes financiers sans une visibilité claire et à jour de votre gestion comptable ?

Les risques pour votre entreprise et vos équipes sont multipliés. Les incertitudes ainsi qu’une mauvaise santé financière sont souvent synonymes d’un climat d’appréhensions et de tensions qui peut entraîner un fort taux de turnover.

 

Si vous vous retrouvez dans une ou plusieurs de ces situations, il est peut-être temps d’explorer d’autres possibilités et de réfléchir au chemin que vous voulez faire prendre à votre entreprise, notamment en ce qui concerne la gestion comptable.

Les technologies modernes permettent de bénéficier de l’automatisation des processus rébarbatifs et de données puissantes pour votre stratégie, qu’il serait dommage de ne pas exploiter en 2019.

 

L’évolution vers des solutions de gestion administrative nouvelle génération réduisent considérablement les risques de toutes parts pour votre organisation tout en optimisant les processus internes. Les erreurs manuelles pouvant occasionner des états financiers inexacts sont largement minimisées. La productivité est améliorée, l’innovation encouragée et le moral renforcé, ce qui permet à votre activité de croître sereinement. Aujourd’hui, la tendance est la comptabilité continue. Rapprochements régulier des transactions, justifications quotidiennes, réconciliations facilitées, connexion avec les banques etc. Moderniser votre gestion administrative, c’est libérer votre entreprise des tâches manuelles et chronophages afin de vous concentrer sur des missions à fortes valeurs ajoutées telles que la budgétisation, la planification et l’analyse de votre core business. Votre gestion comptable ne doit pas être l’histoire d’une clôture chaque année, mais une opportunité de grandir à chaque instant.

Au lieu de jongler avec différentes versions de la vérité, vous pouvez bénéficier d’une visibilité précise avec des données en temps réel et savoir exactement où vous en êtes financièrement à chaque moment afin de prendre les bonnes décisions. Exploiter des données en temps réel, c’est avoir une vision claire des atouts et des faiblesses de son entreprise.

 

Pourquoi faire compliqué et risquer des erreurs quand on peut faire simple ?

Notre fiduciaire nouvelle génération a combiné les meilleures technologies pour répondre au mieux aux exigences des entreprises et peut vous accompagner dans la digitalisation de votre gestion comtable, administrative et RH. Ainsi, vous éviterez un lourd investissement dans des solutions que vous ne connaissez pas et vous n’aurez pas besoin d’informaticien lorsque vos contraintes évolueront. Externaliser votre comptabilité vers une approche moderne vous permettra d’avoir des clôtures plus efficaces, des analyses financières aussi précises que qualitatives et une organisation plus performante. Vous aurez accès à toutes vos données comptables en temps réel, des comptes débiteurs aux transactions, en passant par les actifs, et vous pourrez les consulter dès que vous en aurez la nécessité, en fonction des décisions que vous avez à prendre.

Synergix propose des solutions sur-mesure etva encore plus loin en mettant en place des outils de visualisation et d’exploration des données, afin que vous puissiez analyser les tendances essentielles à votre business.

 

Etes-vous prêts à optimiser vos processus pour augmenter les performances de votre entreprise? Contactez-nous.