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La complexité de la paie en Suisse
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La complexité de la paie en Suisse

L’administration de la paie en Suisse est un processus assez complexe. Les entreprises ont de plus en plus tendance à l’externaliser à des fiduciaires ou des sociétés spécialisées.

En nous appuyant sur la dernière étude « Global Payroll Complexity Index 2019 Summary » de NGA Human Resources, nous faisons le point sur les particularités du payroll suisse.

 

Protection des données

Impossible de faire une paie sans données fiables et précises sur les employés. En fonction des législations de chaque pays, le nombre d’informations et de paramètres requis varient, mais on aura à chaque fois au minimum : le nom et le prénom, l’adresse, l’âge, la situation, la nationalité, la rémunération, le type de contrat et les coordonnées bancaires. Ces données sont des « informations personnelles identifiables » (PII) et sont protégées par les réglementations de protection des données comme le RGPD en Europe ou la LPD en Suisse.

Quelle est la responsabilité de l’entreprise vis-à-vis des données de l’employé ? Quelles données peuvent être conservées ? Combien de temps ? Les salariés doivent-ils être informés ? L’étude montre que partout en Europe et en Suisse ces réglementations ont eu des conséquences significatives sur la manière d’appréhender la gestion des données personnelles et sont aujourd’hui au cœur des problématiques RH.

Pour en savoir plus sur la législation en Suisse, vous pouvez consulter le Guide pour le traitement des données personnelles dans le secteur du travail mis en place par le Conseil fédéral. 

 

Calcul de la paie

La complexité du processus de calcul du salaire en Suisse est influencée par de multiples facteurs, notamment sa structure fiscale à trois niveaux (fédéral, cantonal et municipal). Les gestionnaires de paies peuvent travailler avec 26 autorités fiscales (26 cantons) et plus de 100 organismes publics de sécurité sociale différents ayant chacun leurs spécifications distinctives et leurs exigences de déclarations. Ajoutez à cela les quatre langues du pays, les divers permis et statuts, les différentes manières de prélever l’impôt, les particularités de certaines professions régies par leur propre réglementation, la gestion d’avantages tels que les bonus, ou encore, les évolutions réglementaires fédérales ou cantonales, et l’on comprend très vite le degré de complication dont relève l’administration des salaires helvétiques.

Lorsque vous êtes responsable de la paie en Suisse, vous pouvez donc avoir 6 employés et 6 situations différentes à traiter. À titre d’exemple, comme nous l’évoquions dans nos articles « Questions RH », un consultant étranger peut ne pas être reconnu comme tel par le système suisse, il faudra alors le gérer dans le payroll de l’entreprise. Autre exemple, si un travailleur résident frontalier réalise plus de 25 % de son activité en France, il sera soumis aux charges sociales de son pays.

Autant d’éléments qui sans une expertise pointue peuvent être lourds de potentielles violations de la législation pour une organisation.

Et nous ne détaillons ici que la situation de la Suisse, mais il est évident que chaque Etat ayant ses particularités ; pour une société présente à l’international, la complexité est multipliée.

 

Évolution générale des modes de travail

L’intelligence artificielle et les technologies ont modifié la manière dont nous travaillons. L’ouverture du lieu de travail par le numérique fait qu’il est beaucoup plus facile de recruter à travers le globe qu’avant et exercer à distance est une possibilité autant mondiale que locale.

Les investissements à l’étranger sont en augmentation. Les entreprises et les gouvernements revoient leurs réglementations et les défis législatifs sont internationaux.

En Suisse, la mise en place récente de la loi sur l’égalité salariale, le changement des taux de cotisations sociales suite à la votation de la RFFA, le fait que les systèmes papiers, par défaut, enfreignent les principales réglementations du RGPD, la future modification de l’imposition à la source et le vieillissement de la population active qui crée des attentes multigénérationnelles différentes, sont autant d’aspects qui compliquent le traitement de la paie, décuplent l’expertise nécessaire à sa gestion et incitent le développement d’outils toujours plus performants.

 

Si de plus en plus d’entreprises choisissent d’externaliser leur payroll, c’est donc particulièrement pour des raisons de :

  • sécurité réglementaire
  • sécurité des données
  • sécurité financière.

 

Vous souhaitez externaliser la gestion de la paie de votre entreprise ? Contactez-nous pour en savoir plus sur les services RH et payroll de notre fiduciaire nouvelle génération.