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Infographie : Les mauvaises habitudes à éviter en comptabilité
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Infographie : Les mauvaises habitudes à éviter en comptabilité

 

Ne pas regarder régulièrement les rapports

Si vous utilisez un logiciel comptable ou que votre fiduciaire vous fournit un outil comme IODD, vous avez accès à des rapports à partir des informations financières de votre entreprise. Mais, vos rapports sont inutiles si vous ne les regardez pas constamment.

Prenez l'habitude de les consulter régulièrement. Si nécessaire, fixez un calendrier de la fréquence à laquelle le faire. Par exemple, vous pouvez regarder votre état des résultats à la fin de chaque mois.

Chaque rapport contient des données différentes et peut vous aider à prendre des décisions différentes. Vous devriez examiner les mêmes rapports au fil du temps pour voir comment se porte la santé financière de votre entreprise. Si vous n’analysez pas constamment les mêmes rapports, vous pouvez prendre de mauvaises décisions, puisque basées sur des connaissances inexactes.

 

Ne pas suivre les factures envoyées

Vous devez garder une trace des factures. Vos clients sont ceux qui vous paient. Si vous ne faites pas attention à qui vous a réglé ou pas, votre entreprise perdra de l'argent et vous rencontrerez des problèmes de comptabilité. Vous ne pouvez donc pas ignorer le suivi des règlements.

Si chaque mandataire s’acquittait de votre facture dès qu'il la reçoit, cela serait merveilleux. Mais, malheureusement, ça n’est pas toujours le cas. 

Dans IODD, par exemple, vous avez un rapport sur les comptes débiteurs. Ce tableau vous montrera toutes les factures et tous les comptes débiteurs par échéance, à court, moyen et long terme. Vous ne pouvez pas ignorer vos factures et espérer que les clients paient. Vous devez suivre activement qui a payé et atteindre ceux qui vous doivent encore quelque chose.

Organisez un suivi sur une base régulière, découvrez qui vous doit de l'argent et envoyez-leur un rappel sur leur solde restant.

 

Ne pas connaitre les informations clés

Quand il s'agit de comptabilité, il est essentiel de saisir les concepts de base et de connaître les informations clés qui concernent directement votre entreprise. 

Si vous faites votre comptabilité vous-même, vous devez avoir une compréhension des fondements, des termes communs, des formules et des rapports. Si vous ne comprenez pas ces choses, il y a de grandes chances que vous fassiez votre comptabilité de façon incorrecte.

Si vous externalisez votre comptabilité, il est important d’en comprendre au minimum les bases pour appréhender les différents enjeux qui y sont liés.

Comprendre et connaître sa comptabilité, c’est gérer plus efficacement son entreprise.

 

Ne pas se souvenir des dates

Garder une trace des dates est indispensable dans les affaires. Vous devez savoir quand payer vos factures et quand le paiement d'un client est en retard. Vous devez également être au fait de quand il est temps d'examiner vos états financiers ou de payer les impôts.

L'oubli d’une date peut entraîner des problèmes et vous coûter cher. Si cela vous aide, ajoutez les dates importantes à votre agenda avec des rappels ou notez-les sur un calendrier. 

 

Ne pas mettre à jour vos livres régulièrement

La mise à jour manuelle de vos livres de compte peut prendre un certain temps. Mais, c'est une tâche que vous ne devriez pas remettre à plus tard. Ne pas actualiser vos livres régulièrement peut entraîner des problèmes de comptabilité.

Si vos livres ne sont pas à jour, vous ne pouvez pas voir vos chiffres actuels. Vous ne savez pas combien d'argent votre entreprise a réellement parce que les données sont trop anciennes.

Si vous travaillez avec une fiduciaire moderne, telle que Synergix, vous n’aurez pas ce problème. L’utilisation des nouvelles technologies permet de mettre en place des processus simplifiés qui permettent une gestion électronique des documents et un traitement comptable à jour.

 

Ne pas réconcilier les comptes

Vos livres doivent être précis, sinon vous aurez des erreurs comptables. Vous devez enregistrer toutes vos transactions pour voir la véritable image de la situation de votre entreprise.

Vous devriez régulièrement réconcilier vos livres. Cela signifie que vous vérifiez votre comptabilité avec d'autres dossiers financiers pour s'assurer que tout correspond. Comparez vos livres à vos relevés bancaires, chèques, reçus, factures et bordereaux de vente.

Si vous ne réconciliez pas vos livres, vous pourriez oublier une transaction ou un enregistrement manquant rendra vos livres inexacts.

 

Ne pas enregistrer de petites transactions

Vous devez enregistrer chaque transaction que vous effectuez, quelle que soit sa taille. Prenez l'habitude de les enregistrer peu de temps après les avoir faites afin de ne pas les oublier.

Ces petites transactions s'additionnent. Disons que vous dépensez 20 .- de petite caisse un jour et dépensez 10 .- un autre jour. Il est facile de se débarrasser de ces petites sommes d'argent. Mais, votre entreprise a maintenant 30 .- de moins qu'avant.

Même les plus petites quantités peuvent déséquilibrer votre comptabilité. Au fil du temps, votre entreprise manquera de plus en plus de trésorerie, mais sans aucune trace de l'évolution de l'argent. Pour savoir exactement comment votre entreprise se porte financièrement, vous avez besoin d'un enregistrement de chaque centime qui entre ou sort.

IODD permet égalment une gestion facilitée de l’enregistrement et du suivi des dépenses de petites caisses qui peut faire gagner un temps considérable.