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Comprendre le fonctionnement des cotisations et pourquoi votre caisse vous facture en fin d’année
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Comprendre le fonctionnement des cotisations et pourquoi votre caisse vous facture en fin d’année

Parfois, au moment de la clôture du bilan comptable annuel de l’entreprise, la direction est surprise de se voir réclamer une somme plus ou moins importante par la caisse de compensation. Ce qui a été payé durant l’année étant une estimation, c’est à la fin de l’année écoulée que le montant définitif est calculé par rapport aux données réelles de la masse salariale. C’est pourquoi la caisse peut à ce moment-là vous demander ou, parfois, vous rendre de l’argent.

Voyons plus en détail dans cet article le système de calcul dont découle ce montant afin de vous aider à mieux comprendre et anticiper.

 

Les cotisations

Les cotisations AVS sont perçues par les caisses de compensation, en même temps que celles de l’AI et les APG. Comme pour celles-ci, l’employeur prélève la moitié des cotisations sur le salaire et la verse en même temps que la sienne à la caisse de compensation de manière périodique. Une contribution pour frais d’administration payée par l’entreprise vient également s’ajouter.

À chaque début d’année civile, ou lors de sa création, l’organisation remet à la caisse de compensation une estimation de la masse salariale annuelle. C’est sur cette base que la caisse calcule et adresse des acomptes à l’employeur. Il s’agira généralement d’acomptes mensuels, mais ils peuvent être trimestriels si la masse salariale annuelle est inférieure à CHF 200 000 .- . Ces cotisations réglées par acomptes sont des paiements partiels provisoires.

La plupart des entreprises pratiquent le mode de décompte ordinaire et doivent communiquer à leur caisse les changements majeurs de masse salariale (variation de 10 % ou plus par rapport au montant déclaré et supérieure à CHF 20 000 .-) afin que les acomptes puissent être adaptés.

Sous certaines conditions, notamment si le règlement ponctuel des cotisations est garanti, la Caisse de compensation peut autoriser une société à s’acquitter des cotisations effectives et non provisoires.

 

Depuis le 1er juin 2016, l’employeur n’est plus obligé d’annoncer dans les 30 jours suivant l’engagement l’entrée en fonction des nouveaux collaborateurs qui possèdent déjà un numéro AVS. Il a le devoir de les annoncer au plus tard lors de la reddition de la déclaration de salaire de l’année écoulée. Cependant, cette étape étant obligatoire avant de pouvoir bénéficier de prestations telles que les allocations familiales, les allocations perte de gain maternité ou militaire, il est recommandé de continuer à annoncer systématiquement les nouveaux collaborateurs dès leur arrivée.

 

Le décompte définitif des salaires

Dans les 30 jours suivants la fin de la période de décompte (le 30 janvier au plus tard), l’entreprise remplit une attestation de salaires (sur papier ou envoyé électroniquement grâce au système Swissdec) sur laquelle chaque salaire brut annuel versé à ses employés est indiqué. C’est sur cette base que la caisse de compensation établit le décompte annuel et les cotisations définitives. Si les acomptes de cotisations payés sont plus élevés que les cotisations définitives, la caisse de compensation rembourse la différence. Si les acomptes payés sont moins élevés que les cotisations définitives, la caisse de compensation facture la différence.

Une procédure qui ne pose donc aucun souci lorsque l’effectif est constant. Mais en cas par exemple d’une augmentation du nombre de collaborateurs, il peut y avoir un découvert important à la fin de l’année. C’est pourquoi il faut mieux signaler à la caisse que l’acompte doit être modifié, ou en être conscient afin d’éviter la surprise d’une facture d’un montant non négligeable en fin de période.

 

Attention, des intérêts moratoires peuvent s’appliquer si : le décompte annuel n’a pas été transmis dans les délais, des cotisations n’ont pas été payées dans les 30 jours suivant la facturation ou la différence entre les cotisations et l’acompte effectivement du est trop importante. À l’inverse, dans certaines situations telles que des cotisations paritaires ou personnelles versées en trop, ainsi que des cotisations à restituer sur la base du décompte, des intérêts rémunératoires peuvent être accordés.

 

Cas pratiques

Le revenu sur lequel le montant de la cotisation est calculé ne se limite pas au salaire, mais comprend toute rémunération versée en espèce ou en nature, ayant une relation avec des rapports de service.

Dans les faits, voici quelques exemples de modifications qui peuvent avoir une incidence sur votre décompte et que vous n'aviez peut-être pas prévues en début d'année :

  • Vous accordez maintenant à vos collaborateurs un abonnement sportif d’une valeur de 500 .- par année ou vous mettez à leurs dispositions des véhicules. Un revenu en nature fait partie du salaire déterminant, le salaire AVS englobe tout supplément de salaire, versé en espèce ou en nature, sous forme de prestation régulière (à l’inverse des prestations offertes ponctuellement telles que des billets pour un spectacle) ;
  • Vous n’avez pas vérifié le statut d’un indépendant étranger avant de le mandater et vous découvrez après sa mission qu’il n’est affilié à aucune caisse de compensation dans son pays. Vous devez donc finalement payer ses charges sociales comme s’il s’agissait de votre employé ;
  • Un des collaborateurs a été mis en retraite anticipée et vous lui versez un pont AVS d’une certaine somme jusqu’à l’âge terme de la retraite. Qu’il soit payé mensuellement ou en capital, un pont AVS doit être déclaré en totalité à la caisse de compensation, sauf si le salarié n’a pas été assujetti du tout pendant certaines années au deuxième pilier (dans l’entreprise en question) ou si le départ à la retraite anticipée est motivé par des impératifs d’exploitation (fermeture, restructuration, licenciement collectif…) ;
  • Vous avez licencié un employé et lui avez versé des indemnités au moment de la résiliation du contrat. Si une indemnité est payée plus tard, après une condamnation prud’homale par exemple, il n’y a pas de cotisations à verser sur cette somme (attention quelques cas particuliers tels que : résiliation abusive du contrat de travail, résiliation sans justes motifs, certaines prestations à caractère social) ;
  • Vous avez versé des honoraires supplémentaires à un ou des administrateurs de la société ;
  • Vous avez embauché un nouveau collaborateur ;
  • Vous avez modifié la rémunération de vos salariés en leur versant une prime exceptionnelle, un treizième salaire, une participation aux résultats, des commissions sur des affaires conclues, des indemnités de vacances… L’entreprise sera cependant exemptée de cotisations sociales (sous certaines conditions) pour le paiement d’un bonus à ses employés une fois tous les 25 ans.