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Pourquoi notre fiduciaire vous déconseille de faire votre comptabilité avec Excel
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Pourquoi notre fiduciaire vous déconseille de faire votre comptabilité avec Excel

Les anecdotes démontrant les limites d’Excel en comptabilité ne manquent pas. Par exemple, pour les Jeux olympiques de Londres en 2012, 20 000 billets ont été vendus pour un événement de natation pouvant accueillir seulement 10 000 spectateurs. Un membre du personnel avait fait une faute de frappe et entré 20 000 au lieu de 10 000 dans une feuille de calcul. La même année, JP Morgan Chase a perdu plus de 2 milliards de dollars à cause d’une erreur identique, aggravée parce qu’elle était reliée à d’autres données.

Il est facile de trouver de nombreux tutoriels en ligne et des exemples de formules comptables pour l’utilisation d’un tableur. Alors pour beaucoup de petites entreprises Excel est le choix par défaut pour tenir sa comptabilité. Si c’est un très bon point de départ, le risque de formules brisées, de données au mauvais endroit ou de fichiers égarés augmente avec la croissance de votre société.

Comme les adolescents deviennent des adultes, votre entreprise doit évoluer et grandir. Il y a un stade où utiliser un tableur peut être une solution, mais si vous avez encore recours à Excel en 2017 pour votre comptabilité, il est temps de prendre en compte les dangers et d’en comprendre les limites.

 

Pourquoi faut-il mieux utiliser un vrai système de comptabilité ?

Vous aurez beaucoup moins de problèmes. Les systèmes comptables ont été conçus et pensés pour réduire les tâches chronophages et automatiser un maximum de choses tout en vous donnant une vision claire de votre situation financière en temps réel.

Le temps moyen pour traiter une transaction est largement diminué. Le risque d’erreur manuel est grandement réduit ou pourra être facilement retrouvé. En effet, il n’y a pas de saisies multiples pour une même donnée. Si vous ajoutez une facture par exemple, le logiciel comptable pourra afficher les informations de facturation à la fois dans le compte de résultats et dans les comptes débiteurs en même temps. Vous aurez accès à des rapports automatiques sur votre activité et des tableaux de bord clairs qui vous donneront les éléments nécessaires à toute prise de décision.

Vos données sont conservées en ligne et sécurisées. Ce qui vous permet d’accéder à votre comptabilité, peu importe, où vous vous trouvez, d’archiver et protéger vos données, et vous permet en quelques clics de retrouver n’importe quelle information ou document.

 

Excel n'est pas un logiciel de comptabilité

Excel peut effectuer de nombreuses tâches, est facilement disponible et largement utilisé dans le monde des affaires. Ce serait une erreur de ne pas le reconnaître. Cependant, si l’application est solide, les feuilles de calculs créées lors de son usage ne le sont pas et c’est ce qui entraîne souvent des ennuis en aval. Voici huit exemples de problèmes que vous pourriez rencontrer en employant Excel comme substitut d'un logiciel comptable.

 

Excel pour votre comptabilité nécessite une expertise

Pour avoir une comptabilité fiable et fonctionnelle sur Excel, il faut tout d’abord bien maîtriser le logiciel. En effet, des connaissances de base du tableur ne suffiront pas pour gérer efficacement votre entreprise. On a souvent tendance à l’oublier, car il est très largement employé et n’est pas restreint à ceux qui ont une expertise dans le domaine, mais utiliser Excel peut être comme avoir à apprendre un nouveau langage de programmation. Pour avoir de jolis rapports ou analyser les données, il vous faudra jongler avec les tableaux croisés dynamiques, VLOOKUPS ou les macros.

 

La gestion est chronophage

Mettre en place une bonne feuille de calcul Excel qui répondent à tous vos besoins comptables nécessite beaucoup de réflexion, de planification et prend du temps. Opérations de débit et de crédit, catégorisation des dépenses et des moyens de paiement, suivi des comptes, historique mensuel… Pour que le tableur soit efficace, il faudra penser à tout, à ceux qui l’utiliseront et aux possibilités d’évolution. Sans oublier de considérer le temps qu’il faudra au quotidien pour tenir votre comptabilité à jour…

 

Une stratégie est nécessaire

Pour commencer à l’employer comme un outil de gestion pour votre entreprise, vous avez besoin d’une stratégie. Dans Excel, vous devez savoir exactement comment vous allez utiliser les données avant de débuter, car il ne vous sera pas possible de le configurer ultérieurement. Vous devez maîtriser ce que vous souhaitez et penser dès maintenant à comment les données doivent interagir ensemble, comment vous désirez nommer vos rapports, ou encore vous assurer que chaque feuille de calcul est correctement paramétrée.

 

Les feuilles de calcul sont sujettes aux erreurs humaines

Toutes les transactions doivent être entrées manuellement, ce qui augmente les risques d’erreurs. Que ce soit lors de la saisie, dans les formules de calcul ou quand il y a plusieurs fichiers, la procédure est fastidieuse et les erreurs peuvent avoir un effet en cascade. Si une seule feuille est erronée, cela peut avoir d’énormes conséquences. Un chiffre mal enregistré, une virgule ou un point mal placé et votre feuille de calcul répercute la faute dans d’autres fichiers.

Étant donné qu’Excel n’est pas un système central pour tous vos besoins de comptabilité de budgétisation et d’inventaire, vous devez ajouter et modifier à la main les données à plusieurs endroits.

Et le vrai ennui avec les nombres qui ne sont pas ajoutés, c’est qu’il est difficile de repérer le problème. Même s’il est possible de réconcilier deux feuilles de calcul, si une erreur a été commise il y a plusieurs mois, il sera compliqué de savoir quel fichier a raison et lequel a tord.

 

Le tableur ne se connecte pas à d’autres outils

Excel n’est pas compatible avec d’autres applications métiers comme le sont les logiciels comptables. Lorsqu’ils travaillent avec de grandes quantités de données, combinent différentes feuilles de calcul ou incluent des scripts, de nombreux utilisateurs rencontrent des problèmes de performance, car le système est surchargé.

 

Le suivi de votre gestion financière sur Excel n’est pas toujours évident

Alors que dans un logiciel de comptabilité vous pourrez avoir plusieurs utilisateurs et même choisir des niveaux de visualisation pour chacun, le travail à plusieurs sur des documents Excel est souvent compliqué. Si vous souhaitez protéger vos feuilles de calcul, il faudra partager les mots de passe et bien faire attention à être au courant de qui conserve la version finale du tableur. Qui n’a jamais eu un certain nombre de fichiers pour une chose identique au point de ne plus savoir quel est le dernier ?

 

Utiliser un tableur pour sa comptabilité n’est pas professionnel

Si vous devez fournir des états financiers à des investisseurs ou une banque, l’utilisation de feuilles de calculs peut transmettre un manque de professionnalisme. Une entreprise en pleine croissance devrait investir dans des outils qui aident l’organisation à être efficace et performante.

 

Excel est un logiciel qui peut s’avérer très utile pour retraiter des données, les analyser ou les filtrer par exemple, cependant ça n’est pas un système comptable. L’employer comme tel peut dépanner au démarrage de votre société, mais sur le long terme, il peut faire l’inverse que de faciliter la gestion de votre entreprise.

Quand il s’agit de comptabilité via Excel, il ne s’agit pas de savoir si une erreur se produira, mais quand elle se produira. Nous n’avons rien contre Excel, il a ses limites en comptabilité, mais c’est un excellent outil. Un article emploie d’ailleurs une métaphore très intéressante : « Voulez-vous tondre une pelouse entière avec des ciseaux juste parce que vous pouvez, ou achèteriez-vous une tondeuse à gazon? Utilisez le bon outil !  « 

Si votre entreprise est domiciliée en Suisse, et que vous faites le choix d’un logiciel comptable, faites cependant attention d’en choisir un qui prend bien en compte les particularités de notre pays.

 

Mieux qu’un système comptable, une fiduciaire qui a le sien

Notre fiduciaire a fait le choix des meilleurs systèmes de comptabilité et de gestion pour créer ses propres processus. Un seul objectif : que les entreprises se concentrent sur leurs affaires, n’aient rien à saisir ou penser. Plus d’avantages qu’avec un système de comptabilité en interne, mais sans l’investissement dans celui-ci. Si vous souhaitez en savoir plus, consultez notre infographie "Comment fonctionne une fiduciaire suisse nouvelle génération ?" ou contactez-nous.