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7 bonnes habitudes à prendre pour éviter tout problème de comptabilité
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7 bonnes habitudes à prendre pour éviter tout problème de comptabilité

De la même manière que dans votre vie quotidienne, en comptabilité, avoir de mauvaises habitudes peut vous faire perdre du temps, voire de l’argent. C’est pourquoi il est important d’identifier les comportements pertinents à avoir en tant qu’entrepreneur vis-à-vis de ses finances.

 

1. Regarder régulièrement les rapports

Vous pouvez créer de nombreux types de rapports à partir des informations financières de votre entreprise. Si votre fiduciaire est moderne, vous avez sûrement accès à un outil en ligne générant ces rapports, comme IODD. Cependant, vos reportings sont inutiles si vous ne les regardez pas régulièrement.

Développez l’habitude de consulter les rapports financiers de votre société. Définissez une fréquence à laquelle le faire. Par exemple, vous pouvez examiner votre compte de résultat à la fin de chaque mois.

Il est important également de suivre les reportings semblables. Chaque rapport contient des informations diverses qui peuvent vous aider à faire des choix différents. Observer souvent les mêmes tableaux dans le temps vous permet d’évaluer l’évolution et le déroulement des finances de votre entreprise. Alors que si vous ne le faites pas, vous pouvez prendre des décisions basées sur des connaissances inexactes et commettre des erreurs stratégiques.

 

2. Effectuer le suivi des factures envoyées

Vos clients sont ceux qui permettent de vous payer vous et vos employés. Vous devez donc suivre les factures, vous ne pouvez pas les ignorer. Si vous ne faites pas attention à qui vous a réglé, votre entreprise risque de perdre de l’argent et vous pourriez rencontrer des problèmes.

On vivrait dans un monde merveilleux si chaque client s’acquittait d’une facture dès qu’il la reçoit. Malheureusement, ça n’est pas toujours le cas. Vous devez suivre quelques-uns d’entre eux.

Si vous avez accès à une plateforme en ligne réunissant vos informations comptables essentielles, comme le fait IODD, vous avez certainement un tableau de bord résumant les comptes clients débiteurs. Ce rapport vous permettra de déterminer avec précision les factures qui ont été payées de celles qui ne l’ont pas été. Vous n’êtes pas en mesure de négliger les factures ouvertes et d’espérer que les clients paient un jour ou l’autre.

Regardez donc régulièrement vos reportings pour savoir qui vous doit encore de l’argent, les suivre et leur envoyer un rappel.

 

3. Apprendre et comprendre les informations clés

Pour faire de la comptabilité, il est capital de comprendre les concepts de base, les formules et les rapports. Si vous n’assimilez pas ces notions, vous risquez de le faire de manière incorrecte.

Effectuer votre comptabilité dans l’ignorance est une mauvaise habitude qui rendra le processus lent et imprécis. Arrêtez-vous sur certains fondements. Apprenez les termes les plus courants, l’utilisation des ratios financiers basiques et comment manier les états financiers. Comprendre les éléments comptables de votre entreprise vous permettra de la gérer plus efficacement.

Si vous n’avez pas le temps de vous impliquer dans cet apprentissage, le mieux est alors d’externaliser la comptabilité de votre société à une fiduciaire. Celle-ci pourra ainsi vous guider dans la compréhension des informations clés de vos finances.

 

4. Se rappeler les dates essentielles

Dans le business, le suivi des dates a une extrême importance. Vous devez savoir quand payer vos factures, si vous avez des paiements en retard et à quel instant il est temps d’analyser vos rapports financiers.

L’oubli des dates peut entraîner des problèmes financiers et vous coûter cher. Alors, si besoin, n’hésitez pas à créer un calendrier et des rappels sur votre mobile ou votre ordinateur. Incluez-y les impôts et taxes, ainsi que les moments auxquels vous devriez regarder en priorité certains tableaux.

 

5. Mettre à jour régulièrement vos livres

La mise à jour de vos livres peut prendre du temps, en particulier si vous le faites manuellement. Mais c’est une tâche que vous ne devriez pas négliger afin d’éviter tout problème de comptabilité.

Si vos informations comptables ne sont pas à jour, votre état financier ne l’est pas. Vous ne pouvez donc pas voir combien d’argent possède réellement votre entreprise.

Prenez l’habitude de mettre régulièrement à jour vos écritures. Pour les chiffres les plus précis, faites-le quotidiennement.

Si vous mandatez une fiduciaire nouvelle génération, cette habitude sera largement simplifiée. Vous n’avez qu’à numériser les factures avec un scanner mis à votre disposition. De cette manière, elles sont automatiquement prises en compte et ajoutées à votre comptabilité en temps réel grâce à un système de reconnaissance intelligent.

 

6. Réconcilier les comptes

Votre comptabilité doit être précise, sinon vous aurez des erreurs. Vous devez enregistrer toutes vos transactions pour avoir une image réelle de votre activité.

C’est pourquoi vous devez réconcilier régulièrement vos livres. C’est-à-dire mettre en parallèle votre comptabilité avec d’autres documents financiers externes afin de vérifier que les données correspondent. Comparez vos livres avec vos relevés bancaires, vos chèques, vos reçus, vos factures et vos ventes.

Si vous ne faites pas de réconciliation, vous risquez d’oublier une transaction. Et un seul enregistrement manquant suffit à rendre votre comptabilité inexacte.

 

7. Enregistrer même les petites transactions

Quelle que soit la taille de la transaction, vous devez toutes les enregistrer. Le mieux est de prendre l’habitude de noter les mouvements peu de temps après les avoir faits pour ne pas les oublier.

Disons que vous dépensez 10.- en « petite caisse » un jour et 25.- le lendemain. Il est facile d’éloigner de votre esprit ces petits montants réglés en espèce. Mais votre entreprise a maintenant 35. - de moins qu’auparavant.

Même les plus petites sommes peuvent déséquilibrer votre comptabilité. Les petites transactions cumulées peuvent vite représenter des montants importants. Et au fil du temps, votre société pourrait manquer de plus en plus d’argent. Pour avoir une vision complète de votre business, chaque centime qui rentre et qui sort doit être enregistré.

Dans cette situation également, travailler avec une fiduciaire moderne pourra vous faire gagner un temps précieux. IODD a récemment développé une application qui fonctionne de manière semblable au scanner évoqué plus tôt. En prenant juste la photo d’un ticket de caisse avec votre mobile, les informations sont reconnues et envoyées au système comptable pour s’ajouter en direct aux écritures de « petites caisses ». En quelques clics, les plus petites transactions sont à jour.

 

Dans un précédent article, nous vous avons parlé de l’importance de la comptabilité. Comme vous avez pu le lire ici, créer des habitudes afin d’en maîtriser la gestion l’est tout autant. C’est ce qui vous permettra de comprendre toujours mieux votre business pour anticiper et vous démarquer avec stratégie.