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5 conseils pour maîtriser la gestion de la paie
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5 conseils pour maîtriser la gestion de la paie

Dans de nombreuses sociétés en pleine croissance, le flux de trésorerie est parfois limité. Les entrepreneurs peuvent se sentir tentés de retarder le paiement des salaires pour gérer leur cash flow. Cependant, le traitement des paies est une obligation importante. Les lois concernant la rémunération des employés sont strictes. Si une entreprise le fait mal, en plus du stress que cela peut provoquer en interne, les conséquences légales et financières peuvent être non négligeables.

 

Conservez tous les dossiers concernant la gestion de la paie

La loi fédérale sur l’archivage oblige les employeurs à conserver fiches de salaires, certificats annuels, contrats de travail, données personnelles salariées, formulaires d’annonces aux institutions sociales et assurances, etc. pendant 10 ans après la clôture du premier exercice, sous leur forme originale. 

Aujourd’hui, des prestataires comme Everial ou Arcplace proposent d’archiver sous formats numériques sécurisés vos documents importants, de les classer, de les répertorier et de gérer les différents droits accès. Une solution très pratique, qui peut faire gagner du temps lors de recherches grâce à un système d’inventaire performant. Cependant, utiliser un dispositif de payroll moderne permet généralement d’archiver automatiquement toutes les informations en faisant directement des backups.

Depuis 2011, les fichiers électroniques sont explicitement admis comme preuve, au même titre qu’un document papier. Le conseil fédéral encourage la numérisation et précise qu’un titre établi sur support numérique peut être considéré comme fiable dès lors que le processus respecte certaines règles, telles que celles de l’Olico (Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes). Seuls le compte d’exploitation et le bilan de l’entreprise doivent être gardés en format papier.

Conserver toutes ces informations vous permettra par exemple d’avoir des dossiers précis en cas de réclamations ou de différends avec un actuel ou ancien employé.

 

Payez vos employés à temps

Sauf clause contraire d’un contrat type ou d’une convention collective ou autres termes prévus par accord, vous avez l’obligation de payer le salaire aux travailleurs à la fin de chaque mois, au plus tard le dernier jour de celui-ci. Si l’employeur ne respecte pas cette obligation, il se trouve en demeure sans que l’employé doive lui adresser un rappel. Dès lors, le salarié est en droit d’exiger des intérêts de retard au taux légal de 5 %, de suspendre sa prestation de travail et de résilier ses rapports.

Il est donc conseillé d’avoir un processus clairement défini, afin que vos employés soient toujours payés au même moment. De plus, l’ennemie de la productivité est l’incertitude. Traiter les salaires un mois le 20, puis le 28, et le mois suivant le 5 peut créer un stress chez l’employé, qui peut facilement être évité. 

 

Envoyez un bulletin de salaire à vos employés

D’après le code des obligations, l’employeur se doit de remettre un bulletin de salaire aux travailleurs chaque fois qu’il verse la paie. Celui-ci doit être clair de manière à ce que toutes les déductions et suppléments en ressortent, et que le salarié puisse les vérifier.

Cette mission qui prenait avant du temps peut aujourd’hui être largement simplifiée en étant gérée informatiquement. Les fiches de paie peuvent alors être mises à disposition via une plateforme en ligne ou envoyées par mail de façon automatisée. Un processus qui facilite l’administration du côté employeur comme employé. Puisque, permettant d’une part, à l’entreprise de ne plus imprimer et distribuer les fiches, et d’autre part, au travailleur d’archiver numériquement en quelques clics ses salaires et de ne pas demander la réédition d’une fiche lorsqu’un papier s’est égaré.

 

Comprendre le traitement des salaires et les assurances sociales

Rien de plus important pour bien gérer les salaires que de comprendre fonctionnement et obligations à prendre en compte. En matière de gestion de la paie, l’employeur a plusieurs responsabilités, notamment s’agissant des assurances sociales. L’omission, de la part de l’entreprise, de conclure une assurance obligatoire ou liée à un engagement contractuel, peut avoir des conséquences financières importantes. De la même manière, ne pas respecter le devoir général d’information en matière d’assurance peut également, dans certains cas, conduire à de lourdes indemnités. C’est pourquoi il est notamment conseillé d’appliquer un soin particulier au traitement des salaires et de se renseigner auprès de son assureur des délais de souscription fixés par les conditions générales. L’ensemble de la législation sociale en Suisse s’est beaucoup développé pour prescrire de plus en plus d’obligations légales à l’employeur et au travailleur. L’employeur est également chargé de retenir la part de l’employé sur la rémunération versée et de le transmettre aux différentes institutions

Les assurances sociales (lois fédérales) se calculent en pourcentage du salaire brut versé à l’employé et sont partagées entre l’entreprise et le salarié. Elles se composent de :

  • L’AVS : l'assurance vieillesse et survivants
  • l’AI : l'assurance invalidité
  • l'APG : l'assurance perte de gain
  • l’AC : l'assurance chômage 
  • la LAA : l’assurance en cas d’accident (Accident professionnel, Maladie professionnelle / Accident non-professionnel selon conditions requises)
  • la LPP : la prévoyance professionnelle

 

L’AVS-AI-APG sont gérées par les caisses de compensation et ont des prestations uniques, puisque dépendantes de l’État. La cotisation totale de ces trois assurances sociales correspond à 10,25 %, soit 5,125 % pour chaque partie et représente au minimum 478.- . 

La LPP et la LAA sont choisies, dans une certaine mesure, par l’employeur selon les prestations qu’il désire offrir à ses employés et le taux du fonds de pension varie donc en fonction du règlement de l’institution de prévoyance. De la même manière, d’autres assurances peuvent dépendre du bon vouloir de l’entreprise. Tel que la complémentaire (la LAAC) qui couvre les salaires supérieurs à 148 200 .- . Ou encore tel que l’IJM qui permet à l’employeur d’être indemnisé en cas de maladie et dont les frais peuvent être partagés entre l’entreprise et le salarié ou totalement pris en charge par la société. Ces subtilités sont souvent précisées dans le contrat de travail.

D’autres assurances peuvent également venir s’ajouter en fonction des réglementations cantonales. À Genève, il y a la cotisation à l’assurance maternité de 0,041 % pour le salarié et 0,041 % pour l’employeur. Dans le canton de Vaud, la prime LPCFam a été créée pour les familles en difficultés et correspond à 0,06 % pour l’entreprise et également par le salarié.

Quelques autres retenues salariales possibles :

L’impôt à la source : sont concernés les employés frontaliers. L’employeur doit retenir, selon le barème cantonal remis par l’administration fiscale chaque année, le montant de l’impôt.

La saisie sur salaire : L’office des poursuites peut soumettre une saisie sur salaire si une personne n’a pas pu indemniser totalement son ou ses créanciers. La retenue fixée dans la décision juridique est effectuée par l’employeur responsable de verser ce montant à l’office concerné.

Le remboursement d’un prêt : Si un employé désire racheter quelques années de cotisations dans sa caisse de retraite ou a la possibilité d’obtenir un prêt de son organisation, le remboursement s’effectue souvent par le système d’une retenue sur la paie.

Sur le même thème, découvrez notre article : Retraite : comprendre le système des piliers et les lacunes de prévoyance

Administrer correctement un départ

À la fin d’un contrat de travail, toutes les créances liées deviennent exigibles. Si le salarié a exercé 20 ans ou plus et est âgé d’au moins 50 ans, une indemnité en raison de longs rapports professionnels peut-être due. Si les besoins de l’entreprise s’opposent au fait de la prise du solde de vacances pendant le délai de congé, l’employeur peut compenser ce droit par une indemnité (mais il n’a aucune obligation).

Lors du départ d’un salarié, en dehors du décompte final, différentes formalités administratives doivent être réalisées. Par exemple, il est nécessaire d’informer la personne qui part qu’elle doit signaler son départ à l’assurance maladie, afin qu’elle puisse prendre ses dispositions pour continuer à être couverte. Il faudra entre autre, penser à sortir l’employé du libre passage et des allocations familiales. En fonction du type de permis, les démarches peuvent également varier. Si le salarié est étranger et possède un permis B, il n’y aura rien à faire. Alors que s’il s’agit d’un permis G, l’entreprise devra annoncer le départ à l’OCP (Office cantonal de la population et des migrations).

Quand la fin d’un contrat de travail arrive, il est important pour l’employeur de faire valoir toutes les prétentions qu’il connaît avant le décompte final, sans quoi, selon la jurisprudence, le silence peut être compris par le travailleur comme une renonciation exprimée par acte concluant.

 

Une gestion de la paie bien maîtrisée est souvent liée à de bonnes relations humaines avec les employés et peut éviter des conflits allant parfois jusqu’au procès. Il est important d’être en veille constante pour suivre l’évolution des réglementations fédérales et cantonales pour s’adapter. Faciliter le traitement des salaires pour une société peut consister à externaliser cette partie à des professionnels comme Synergix pour se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée. Notre fiduciaire gère le payroll en complément possible de la comptabilité, pour de nombreuses entreprises allant de 1 à 500 employés. 

Si vous avez besoin d’assistance pour le traitement de la paie, contactez-nous