Article écrit par Julie Pignier
Les frais de représentation
Qu’est-ce que c’est ?
Il s’agit de frais effectivement engagés pour entretenir ou développer le réseau de relations d’affaires de la société ainsi que pour le suivi de la clientèle, pris en charge par la société. Les frais de représentation permettent à un.e salarié.e de développer et fidéliser son réseau d’affaire et sa clientèle.
Les frais de représentation ne doivent pas être confondus avec les frais professionnels.
Qui peut en bénéficier ?
Tous les employés ayant un devoir de représentation de la société leur incombant personnellement, peuvent bénéficier des frais de représentation forfaitaires.
Le critère de la fonction n’étant pas considéré comme satisfaisant et comme le seul titre ne justifie pas d’un devoir de représentation effectif, l’Administration admet qu’un fort devoir de représentation peut être reconnu dès que le salaire brut total atteint ou dépasse CHF 150 000 par année pour un taux d’activité de 100%.
En dessous de ce seuil, l’Administration fiscale considère que l’employé.e ne peut pas bénéficier de frais de représentation. Si de tels frais venaient à lui être versés, ils seraient donc traités comme du revenu imposable pour l’employé.e, indépendamment de toute autre considération.
Pour des rémunérations excédant CHF 150 000, l’employeur doit pouvoir démontrer que les employés concernés sont tenus, sur une base effective, à un fort devoir de représentation. Dès lors, le fait d’occuper une fonction de directeur.trice, par exemple, ne permet pas d’affirmer que l’employé.e concerné.e à un fort devoir de représentation.
Ainsi, les employés occupant des fonctions sans relation directe avec des clients ou des fournisseurs ne peuvent pas prétendre exercer un devoir de représentation. En cas de doute, l’autorité fiscale se réserve le droit de demander à l’employeur de justifier le fort devoir de représentation.
A combien s’élèvent les frais de représentation ?
Ci-dessous les paliers :
- 5% : pour un salaire brut total compris entre CHF 150 000 et CHF 250 000 annuels ;
- 10% au-delà de CHF 250 000 de salaire brut annuel.
Le plafond maximum accordé est de CHF 100 000 annuels.
Exemple : un.e salarié.e perçoit un salaire brut annuel de CHF 270 000
Calcul : 250 000 x 5% + 20 000 x 10% = 14 500
Le montant de l’allocation frais de représentation est donc de CHF 14 500.- par année pour cet.te employé.e.
Quel est le salaire déterminant ?
Ne doit être prise en compte que la partie du salaire brut total en lien avec l’exercice du devoir de représentation dans le cadre de l’activité lucrative (salaire, indemnités, allocations diverses).
En sont exclus les remboursements de frais effectifs, indemnité de départ ou de licenciement.
Quelles sont les démarches ?
Pour que les frais de représentation soient applicables, l’employeur doit faire une demande de ruling devant être validé par l’administration fiscale ainsi que par la caisse de compensation AVS, en fournissant la liste des employés concernés.
La demande doit être envoyée à l’administration fiscale suffisamment tôt lors de l’année fiscale en cours, de sorte qu’un accord soit reçu avant l’établissement du certificat de salaire. Les frais de représentation acceptés par les autorités sont non soumis aux charges sociales et non imposables.
Par ailleurs, l’administration fiscale se réserve le droit de demander que l’employeur lui démontre le fort devoir de représentation des employés concernés, quand bien même ce palier de CHF 150’000 est dépassé.
Les allocations forfaitaires pour frais de représentation versées par un employeur n’ayant pas fait approuver la liste des employés concernés seront considérées comme salaires supplémentaires, déductibles chez l’employeur à titre de charges, mais imposables chez les employés au titre de revenus de l’activité lucrative dépendante.
A noter
Les employés étant absents pendant une longue durée (RHT, maladie de longue durée, service militaire, accident) ne peuvent pas bénéficier d’un remboursement sous forme forfaitaire pour la période en question comme ils ne sont pas en mesure d’exercer leur devoir de représentation.
Pour les entreprises dont le siège est basé hors du canton de Genève, mais qui ont des employés dans le canton de Genève, le ruling pour frais de représentation agréé par le canton du siège sera reconnu par l’administration fiscale genevoise, pour autant que ledit ruling soit transmis à l’AFC genevoise. Si tel n’est pas le cas, alors les allocations versées pour frais de représentation aux employés travaillant dans le canton de Genève seront considérées comme du revenu supplémentaires et seront donc imposées.
Source principale : site de l’administration cantonale de Genève www.ge.ch
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